Consejo de anhiquilación de costes:

Nueve Claves para Controlar Costes y Mejorar los Servicios Legales para Su Negocio

Los abogados sólo piensan en el dinero, ¿no es cierto?

A pesar de las bromas y de nuestra reputación la mayoría de nosotros somos también hombres de negocios. Entendemos la necesidad de controlar los costes. Tampoco nos gusta desperdiciar el tiempo de nadie.

Somos como usted. Nosotros prosperamos al ser referidos y con negocios repetitivos. Si engañamos a los clientes muchas personas van a saberlo.

Por lo que, yo estoy aquí, como abogado, para decirle cómo mantener sus costes legales bajo control. He disfrutado veinte años en el ejercicio de mi carrera en bufetes que varían en tamaño de entre más de 500 abogados a bufetes con menos de 5 abogados. Es así de simple: cuando las compañías siguen estos nueve principios claves para contratar y usar asesoría legal, anhiquilan sus costes legales y verdaderamente aumentan la calidad de su representación legal.

Clave #1. Obtenga el abogado apropiado para el trabajo.

Obtenga al abogado cuya experiencia se enfoque en la estrecha área del derecho en que usted necesita ayuda. (Esto casi siempre significa, dicho sea de paso, que usted va a necesitar más de un bufete que le realice su trabajo legal).

El escoger el abogado apropiado va ahorrarle mucho dinero a largo plazo. Mi práctica profesional se enfoca a la resolución de conflictos litigiosos internacionales. Muchas veces, la mejor forma de cobrar una deuda debida por una compañía extranjera (particularmente si esa compañía tiene su sede en un país del mercado emergente) es embargar un activo de esa compañía en un país extranjero. El interponer demandas en contra de estas compañías en los Estados Unidos es muy caro. Muchos países no reconocen plenamente las sentencias dictadas en los Estados Unidos. Usted demanda aquí y lleva la sentencia allá, sólo para enterarse que esencialmente necesita demandar de nuevo y ganar en el país de cuya nacionalidad es la compañía deudora. Embargar un activo del deudor con un cierto valor en un tercer país neutral puede ser, en la mayoría de casos, la mejor solución.

El problema es que muchos, si no todos, los contratos que mis clientes o sus abogados me piden que ejecute y cobre fuera de los Estados Unidos no fueron redactados teniendo eso en mente. ¿Por qué no? Porque no fueron redactados por un abogado internacional. En estos casos, piden mi ayuda únicamente como el especialista que efectúe un control de los daños, mucho tiempo después de que el contrato haya sido ejecutado. Muchos de estos contratos establecen explícitamente que el juzgado del domicilio del cliente tiene la única jurisdicción en la que puede presentarse cualquier juicio.¿Qué es lo que sucede? Dicha cláusula puede hacer imposible el presentar un juicio en algunos países extranjeros y hacer el embargo de bienes en todos los países extranjeros aún más complicado.

Yo tuve un caso reciente en donde estoy seguro que hubiéramos podido cobrar un millón de dólares para el cliente en una jurisdicción de ultramar de no haber existido una cláusula que establecía que se requería litigar en un estado de la Costa Este. Mi cliente de la Costa Este pudo haberse ahorrado unos pocos cientos de dólares teniendo a su abogado habitual redactando el contrato, pero al final, le pudo haber costado un millón de dólares.

El escoger al especialista normalmente ahorra dinero también en el corto plazo. La vecina de al lado de mi casa me pidió que fuera su abogado al comprar una casa de sus padres. (Un recordatorio: Yo me dedico a resolver conflictos litigiosos internacionales) Le dije claramente que no tenía ninguna experiencia en el ámbito immobiliario y que esta transacción sería más complicada de lo que ella probablemente se imaginaba.

Mi vecina necesitaba un abogado con experiencia en esas transacciones. Yo sabía que tal compraventa debía seguir ciertas formas para minimizar de forma legal varios impuestos y le dije a ella que si usaba a alguien sin experiencia en esa área específica -como yo-ella aumentaba la probabilidad de no verse beneficiada con algunas ventajas fiscales. A pesar de ello, el argumento decisivo fue cuando le dije que, le tomaría a alguien como yo, cerca de 30 horas para llevar un proyecto de esa naturaleza, mientras que alguien a quien ese terreno legal le fuera familiar lo haría probablemente en la mitad del tiempo.

Le recomendé a un abogado de primer orden experto en derecho immobiliario y con experiencia en impuestos y le dije a mi vecina que debía esperar tener que pagar honorarios de por lo menos $3.500. Ella me mencionó que el abogado que le había recomendado había terminado el trabajo con todo, incluso los beneficios fiscales, por mucho menos.

A mí me sorprendieron mucho los honorarios tan bajos que le cobraron y llamé al abogado immobiliario para que me explicara la razón de esa cantidad tan baja (realmente pensé que había cobrado tan poco por tratarse de mi vecina y de esa forma hacerme un favor a mí). El abogado me dijo que había tardado únicamente tres horas en hacer el trabajo ya que lleva aproximadamente veinte transacciones como esas al año. Eso significa que no tiene necesidad, en cada caso, de investigar las leyes fiscales por lo que, para algo que yo hubiera tardado 30 horas en hacerlo, él sólo tardaba tres.

Esto ilustra un viejo dicho acerca de la mejor forma de encontrar el mejor abogado para su asunto particular: pide sugerencias de su propio abogado o de un amigo que sea abogado. Sin embargo, usted necesita preguntar, por ejemplo, por más que sólo alguien que ya ha hecho un registro de una marca comercial. En ese caso, le enviarán probablemente a otro abogado del mismo bufete, que ha llevado unos pocos registros de marcas, en lugar de darle el nombre de un muy bien respetado abogado de registro de marcas afuera del despacho de su abogado. El usar el abogado interno general del bufete de su abogado para su trabajo de marca de registro va a resultar muy caro si este abogado general se salta u omite algún detalle en el trámite de registro.

Clave #2: Manténgase en constante comunicación con su abogado.

Parece completamente contra-intuitivo que una comunicación constante con su abogado le va a ahorrar dinero pero en la mayoría de casos seguramente le ahorrará.

En realidad, el mantenerse en una buena comunicación con su abogado es el rudo equivalente a cambiar regularmente el aceite a su vehículo. Cuesta dinero cada vez, pero un motor quemado o (en el caso de los servicios legales) un litigio grande le puede costar a usted mucho más dinero, en el largo plazo, que unos pocos cambios de aceite o llamadas telefónicas por el camino.

Esto me lleva directo a la siguiente clave:

Clave #3: Conozca sus metas y dígale a su abogado [CUALES SON].

Este es un asunto delicado. Recuerde la vieja canción de los Rolling Stones "You Can't Always Get What You Want" (No siempre se puede obtener lo que uno desea)? Con su asesor, "Usted nunca va a obtener lo que desea" si no sabe qué es lo que desea lograr por medio de su representación legal.

Es labor de su abogado que le explique varios resultados posibles de un caso o de una transacción, pero es su trabajo saber qué metas desea usted alcanzar. Usted siempre va a conocer mejor su negocio que lo que lo conoce su abogado.

Hace muchos años, un cliente se acercó a mí acerca de un juicio muy contencioso de aproximadamente seis meses que estaba llevando contra su socio de negocios. El cliente ya se había gastado aproximadamente $50,000 en este caso pero tenía una vaga sensación de malestar acerca del caso. Su asesor legal regular en asuntos corporativos le había referido conmigo para una segunda opinión acerca de este juicio.

Me reuní con el cliente por unas pocas horas y me di cuenta que él quería que yo me asegurara que sus abogados estaban llevando el caso de forma correcta. Durante esta conversación, el cliente me dijo, por lo menos diez veces, que ya no deseaba nunca más hacer negocios con su socio. Yo le dije que revisaría el archivo completo de su caso y que me comunicaría, de nuevo con él, en unos pocos días.

Cuando nos volvimos a reunir, unos pocos días después, le dije que sus abogados habían hecho un buen trabajo. De nuevo, me estuvo mencionando que no quería hacer negocios con su socio nunca más.

Le pregunté entonces si se había dado cuenta que, sin importar lo que sucediera en el juicio en contra de su socio, siempre, al final, quedarían como socios. Aquí es donde está la parte delicada: resulta que el cliente había pensado que la victoria en este juicio separaría a su socio como tal en los negocios que tenían. El cliente había invertido cincuenta mil en este proceso y la meta de disolver la sociedad con su socio simplemente no iba a suceder.

Entonces hablé con el abogado representante en el juicio quien me confirmó que el juicio nunca alcanzaría ese objetivo. El juicio era únicamente para obtener compensación por parte del socio por los negocios que éste supuestamente había desviado a otra de sus compañías en lugar de haberlos ingresado en los negocios que tenía con el cliente. Nos reunimos varias veces con su socio (quien de hecho quería salir de la sociedad). En pocas semanas, logramos un acuerdo que separaba al socio de los negocios de mi cliente -y terminó el juicio que, en primer lugar, nunca debería haberse iniciado.

Calve #4: Evite Litigar.

El ser demandado o el encontrarse usted en una posición donde no tiene otra opción más que demandar debería evitarse casi siempre. Esto se dice más fácil que se hace pero si usted respeta lo que contrata (y lo pone por escrito), gastando un poco en adelante en honorarios legales y consultando con abogados, puede llegar muy lejos en evitar la mayoría de juicios.

Sin embargo, litigar es frecuentemente necesario y en algunos casos, incluso debería utilizarse para ampliar mayormente objetivos estratégicos de negocios. Sin perjuicio de lo anterior, una vez se ha iniciado el juicio, éste consume mucho tiempo, es difícil de controlar y muy caro.

La comunicación regular con su abogado le permitirá mejor a éste retirarse de problemas antes que el litigar se convierta en la única solución. También le permitirá posicionarle a usted mejor para ganar el litigio si éste no puede ser evitado.

Me he dado cuenta que los clientes que mejor se comunican conmigo son aquéllos que han litigado y verdaderamente conocen la necesidad de evitar el litigio. Concentre sus esfuerzos cerca de casa. Mientras que una gran cantidad de tiempo y esfuerzo se consumen para proteger contra reclamaciones de daños y perjuicios por lesiones (café caliente y cosas por el estilo), éste riesgo para la mayoría de negocios es relativamente bajo y, lo más importante, se puede asegurar contra él. Para la mayoría de negocios, los asuntos de empleados y contratos representan un riesgo mucho mayor de salirse de las manos. Irónicamente éstos son precisamente los asuntos que son fáciles de evitar de frente con políticas de empleo proactivas y contratos redactados claramente.

Clave #5: Use un bufete que trabaje apropriadamente con fuentes externas.

Los grandes bufetes están generalmente diseñados de forma que las ganancias de los socios se derivan del trabajo de sus asociados. Estos asociados son generalmente abogados que acaban de salir de la universidad, quienes son, probablemente, mucho menos eficaces que un abogado con más experiencia. Dicho de forma más simple, 20 horas a $200 le van a costar más que 10 horas a $300.

El tiempo invertido por un asociado frecuentemente no vale por nada. A los bufetes les encanta que sus asociados hagan la investigación legal. El asociado lleva a cabo una investigación legal muy costosa y el bufete evita que un abogado sin experiencia tome decisiones estratégicas. Para mientras, usted está pagando para que ese asociado se entrene. En siete años, o algo así, él estará listo para ser socio y utilizará a un nuevo asociado para hacer la misma cosa con algún otro cliente.

¿Cómo puede usted evitar el invertir demasiado de su presupuesto legal en los asociados? En cada asunto pregunte a su abogado si es posible que subcontrate algo del trabajo de investigación usando un abogado con contrato temporal o hasta un servicio de investigación de ultramar.

En Seattle hay muchos abogados que por muchas razones no desean trabajar tiempo completo por lo que, contratan sus servicios de investigación legal cobrando entre $30 a $70. A pesar que su bufete, justificadamente, aumentará estos honorarios para cubrir sus gastos generales, de todas formas, usted debería esperar ahorros sustanciales. Hasta existe la posibilidad de usar abogados de ultramar en la investigación inicial de algunos asuntos. Con abogados competentes en India, que cobran tan poco como $7 la hora para realizar investigación legal informatizada, no existe ninguna razón para no darles a ellos el primer paso de la investigación que su abogado, por su parte, tendrá después tiempo suficiente para revisar y complementar.

El usar fuentes externas, por parte de su bufete, no debe limitarse únicamente a los abogados, también puede ser cualquier de lo siguiente:

• Buenos traductores japoneses tienen una gran demanda en este país por lo que son bastante caros. Durante muchos años nosotros hemos estado mandando, con éxito, por correo electrónico, documentos japoneses a excelentes traductores en Rusia que cobran 1/5 de lo que cobran aquí.
• Hemos logrado que nuestros clientes ahorren sumas considerables de dinero al hacer que nuestros documentos chinos sean traducidos en China y no aquí.
• Hemos usado ingenieros coreanos para que hagan una revisión técnica inicial de algunos casos habiendo ahorrado por lo menos un 30%.

Hasta recomendamos cláusulas de arbitraje, con jurisdicción en Vancouver o Toronto en Canadá, en los contratos internacionales de nuestros clientes ya que los árbitros en Vancouver, a pesar de ser muy competentes, generalmente cuestan cerca de la mitad de lo que cuestan los locales de los sitios de arbitraje internacional más comúnmente usados (Londres, Nueva York y Estocolmo).

Clave #6: Tome en consideración acuerdos alternativos de honorarios.

Casi siempre tiene sentido que, por lo menos, discuta con su abogado que éste le facture de manera distinta de la simple facturación por hora.

A lo mejor, ambos se benefician del pago de un honorario fijo. En este caso, usted y su abogado, se ponen de acuerdo en un honorario fijo, que cubre los servicios legales. La verdadera ventaja de este arreglo, tanto para el asesor como para el cliente, es la habilidad de presupuestar por adelantado y, por ende, limitar las "sorpresas" de facturación para ambos.

La cuota litis puede ser otra opción o alternativa. Expuesto de forma simple, el bufete es pagado de conformidad con los resultados que logren. A pesar que usted, frecuentemente escucha "Si nosotros no ganamos, usted no paga", en anuncios de televisión, el acuerdo de pago más común en casos mercantiles es usar la cuota litis combinada con honorarios reducidos o con un número limitado de honorarios por hora.

También existen diversas variaciones de facturación por hora que pueden considerarse. Una opción común es negociar un honorario reducido por hora, además de un bono. En este caso, se puede acordar que su asesor legal será recompensado con un honorario reducido por hora, más bonos que se le pagarán en caso de cumplir o no con plazos que fueron acordados.

Clave #7: Haga que su abogado le proporcione un presupuesto de los honorarios y costes.

Es de máximo interés para usted que le proporcionen un presupuesto de sus honorarios legales.

Un presupuesto es sólo eso: un presupuesto. Los honorarios legales son muchas veces difíciles de predecir, particularmente al litigar, cuando las tácticas de la parte contraria influyen mucho lo que se requiere que su abogado haga. Sin embargo, usted necesita una idea de los costes legales que usted va a afrontar.

Desde mi perspectiva como asesor legal, he aprendido que es siempre una buena idea el dar un presupuesto ya que muchas veces los clientes verdaderamente no tienen idea exacta de lo que hay involucrado en el llevar un asunto particular. Años atrás, un cliente me llamó pues quería embargar los activos de una compañía rusa que debía a su compañía cerca de $350.000. Como era ésta la primera vez que yo trabajaba con esta compañía, yo quería impresionar al cliente y le dije que usaría mis contactos en toda Asia para determinar si la deudora tenía activos o bienes ahí que se pudieran embargar. También le dije que estaría trabajando con un bufete ruso para explorar la probabilidad de éxito que podríamos tener en caso que fuera necesario demandar en Rusia. Cuando el cliente estuvo de acuerdo con esa estrategia, mi bufete realizó todas esas cosas incurriendo en honorarios y costes de $5,000. Casi la mitad de eso se fue a los abogados/agentes en Corea, China, Hong Kong y Japón y a los abogados en Rusia quienes habían redactado un memorando muy bueno, de cuatro páginas, estableciendo lo que probablemente pasaría si tuviéramos que demandar en Rusia.

Al cabo de una semana envié un informe a mi cliente y le di instrucciones muy claras de lo que debíamos hacer para cobrar la deuda. Entonces mandé la factura por aproximadamente $5,000, creyendo que habíamos hecho un excelente trabajo y de forma muy rápida y eficiente. Presumí que el cliente estaba satisfecho con nuestro trabajo y que pagaría con mucho gusto la factura. (Puedo asegurarle que los clientes a quienes yo regularmente hago este tipo de trabajo ni pestañean al ver la factura.)

Mi presunción fue incorrecta. El cliente llamó y dijo que no tenía idea que costaría tanto. Esto me pareció muy curioso, ya que el cliente es una persona de negocios, mas bien sofisticada, cuya compañía usa uno de los grandes bufetes de la ciudad. Me dijo, sin embargo, que él creía que mi investigación de activos y el trabajar con abogados rusos básicamente consistirían en una tarde de llamadas telefónicas. Debido a que la falta de comunicación en relación con mis honorarios, fue más mi falta que la de él, reduje drásticamente la factura. Pero, desde ese momento, trato siempre de proporcionar un presupuesto al inicio y luego continúo proporcionando presupuestos a medida que el trabajo progresa.

Clave #8: No se concentre mucho en la tarifa por hora de los abogados.

Un asesor legal interno para una de las sociedades anónimas estadounidenses más grandes, una vez me dijo que, sin importar cuál era la tarifa horaria en los diferentes bufetes usados por su compañía, al final, la mayoría de los bufetes tendían a cobrar cantidades similares. Según ella, el bufete cuyo socio cobraba $250 la hora simplemente facturaba más tiempo que el bufete cuyos socios cobraban $350. En el bufete del honorario de $350, por hora, más trabajo se iría a los asociados.

Por lo que aquí está el principio detrás de la clave: Concéntrese en bajar su factura total y no en los honorarios cobrados por cada abogado individual.

Clave #9: No se olvide del seguro.

Una de las mejores inversiones contra los honorarios legales monumentales es la contratación de un seguro.

Contrate seguro de responsabilidad civil, y si fuera posible, contrate seguro de responsabilidad civil de gerentes y administradores. Discuta las diferentes opciones que tiene de seguro, tanto con su corredor como con su abogado. Luego, si usted fuera demandado por cualquier razón, haga que su abogado revise su póliza para ver si tiene cobertura. Muchas veces, las compañías presumen que su póliza nunca podría cubrir un asunto en particular y de hecho o puede hacerlo o lo hace.

Estas nueve claves combinadas pueden formar una estrategia poderosa para controlar de forma significativa sus costes legales. Siguiéndolas, usted sabrá que está haciendo lo mejor para el presupuesto de sus servicios legales.

Si usted desea saber más acerca de cómo Harris & Moure le puede ayudar con sus propias asuntos legales (tengan éstos o no un interés periodístico), le rogamos que se dirija a contáctenos para que le podemos contar cómo ayudarle. Nuestra consulta inicial es siempre gratuita.